Hitung gaji di Indonesia itu tidak sesederhana "gaji pokok dikali hari kerja." Ada komponen BPJS Ketenagakerjaan yang perhitungannya terpisah antara tanggungan perusahaan dan tanggungan karyawan. Ada BPJS Kesehatan dengan tarif tersendiri. Ada PPh 21 yang tergantung status PTKP masing-masing karyawan dan apakah mereka punya NPWP. Ada uang makan, uang transport, tunjangan jabatan, lembur yang dihitung per jam sesuai formula Kemenaker.
Lalu ada THR setiap Lebaran, yang juga punya aturan tersendiri tergantung masa kerja.
Untuk perusahaan dengan 30 karyawan, menghitung semua ini secara manual setiap akhir bulan bisa memakan waktu dua hari penuh — dua hari kerja yang bisa dipakai untuk hal-hal yang lebih produktif. Dan itu belum termasuk risiko kesalahan hitung yang bisa berujung pada karyawan terima gaji kurang atau lebih, yang keduanya punya konsekuensinya sendiri.
Apa yang Dihandle Modul HR dan Payroll ERP?
Data Karyawan
Modul HR menjadi database tunggal untuk semua informasi karyawan: data pribadi, data keluarga untuk BPJS, NPWP, rekening bank, jabatan, departemen, tanggal mulai kerja, dan status kontrak. Ketika ada perubahan — naik jabatan, perubahan gaji, perubahan status keluarga — diupdate sekali di satu tempat, dan semua perhitungan terkait langsung menyesuaikan.
Absensi Terintegrasi
Modul payroll yang terhubung ke sistem absensi — entah itu fingerprint, absensi mobile, atau kartu RFID — otomatis mengimpor data kehadiran karyawan. Tidak ada lagi proses manual merekap laporan absensi dari mesin fingerprint lalu memasukkannya ke Excel untuk dihitung.
Keterlambatan, izin, sakit, cuti tahunan — semua tercatat dengan kategori yang jelas dan langsung mempengaruhi perhitungan gaji sesuai kebijakan yang sudah dikonfigurasi di sistem.
Perhitungan Gaji Otomatis
Ini bagian yang paling menghemat waktu. Setelah komponen gaji dan kebijakan potongan dikonfigurasi, proses hitung gaji bulanan tinggal: klik "proses payroll bulan ini" — sistem menghitung semua komponen untuk semua karyawan secara bersamaan.
Termasuk:
- Gaji pokok proporsional berdasarkan kehadiran
- Lembur: dihitung otomatis berdasarkan data lembur yang diinput, dengan formula sesuai aturan Kemenaker (150% untuk jam pertama, 200% untuk jam berikutnya)
- Tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap sesuai konfigurasi per karyawan
- Potongan BPJS Ketenagakerjaan (tanggungan karyawan: JHT 2%, JP 1%)
- Potongan BPJS Kesehatan (tanggungan karyawan: 1% dari gaji)
- PPh 21 dihitung sesuai tarif progresif dan status PTKP masing-masing karyawan
Hasil perhitungan ditampilkan dalam slip gaji yang bisa dicetak atau dikirim ke masing-masing karyawan.
Laporan BPJS
Setelah payroll diproses, sistem bisa menggenerate file laporan BPJS dalam format yang sesuai untuk upload ke portal BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Tidak perlu input ulang di website BPJS — data sudah ada di ERP, tinggal export.
Manajemen Cuti
Karyawan mengajukan cuti melalui sistem, manajer approve atau tolak di sistem yang sama, dan saldo cuti diperbarui otomatis. Ketika payroll diproses, hari cuti sudah tercatat dengan benar. Tidak ada lagi situasi di mana karyawan merasa saldo cuti mereka salah karena catatan manual yang tidak sinkron.
Ilustrasi Perbandingan Nyata
Perusahaan jasa dengan 30 karyawan. Sebelum ERP, proses payroll berjalan seperti ini: admin HR rekap absensi dari mesin fingerprint (2-3 jam), rekap lembur dari kertas yang dikumpulkan manajer (1-2 jam), masukkan ke Excel dan hitung per karyawan satu per satu (satu hari penuh), review dan koreksi kalau ada yang aneh (setengah hari), buat slip gaji (2-3 jam), transfer ke masing-masing rekening dan catat di buku besar (1 jam). Total: dua hari kerja.
Dengan modul HR ERP: absensi sudah terimport otomatis. Data lembur diinput langsung oleh karyawan atau manajer selama bulan berjalan. Proses payroll di akhir bulan: klik proses, review hasilnya (30-45 menit), setujui, transfer batch. Total waktu aktif admin HR: kurang dari 2 jam.
Sisanya bisa dipakai untuk rekrutmen, evaluasi kinerja, atau hal-hal HR lain yang memang butuh manusia untuk mengerjakannya.
Konfigurasi Awal yang Perlu Dipikirkan
Modul payroll butuh setup yang teliti di awal. Perlu diingat bahwa modul HR ini bekerja paling baik ketika sudah terintegrasi dengan modul-modul lain dalam satu sistem — termasuk modul inventaris dalam ERP untuk bisnis yang juga mengelola stok. Beberapa hal yang harus dikonfigurasi dengan benar:
- Komponen gaji per karyawan atau per golongan
- Kebijakan lembur sesuai peraturan dan kebijakan internal
- PTKP per karyawan (TK/0, K/1, K/2, dst.) untuk perhitungan PPh 21 yang akurat
- Kebijakan cuti: berapa hari per tahun, apakah ada carry-over, apa yang terjadi kalau karyawan resign
- Rekening bank masing-masing karyawan untuk transfer gaji
Kalau konfigurasi awal dilakukan dengan benar, proses bulanan berikutnya berjalan hampir otomatis. Kalau dikerjakan tergesa-gesa, ada kemungkinan angka yang keluar tidak akurat — yang justru lebih berbahaya dari hitungan manual yang teliti.
Untuk bisnis yang ingin implementasi modul HR dan payroll yang sesuai dengan regulasi Indonesia dan alur kerja spesifik bisnis Anda, CERIS bisa bantu dari tahap perencanaan hingga go-live. Lihat layanan ERP kami atau mulai konsultasi gratis di halaman kontak kami.
